De Registratiemodule: veelgestelde vragen

Voordat de Registratiemodule in bedrijf wordt genomen, zijn gebruikers uitgenodigd de applicatie te testen. Dit zal gebeuren in april 2025. Iedereen die dat wil kan zich nog aanmelden voor het testpanel.

Stevig Ouderschap en VoorZorg hebben een aantal overeenkomsten. Beide interventies bestaan bijvoorbeeld uit huisbezoeken aan (aanstaande) ouders in kwetsbare omstandigheden, afgelegd door een (aanvullend opgeleide) JGZ-verpleegkundige. Omdat het VoorZorg Registratiesysteem (VRS) niet langer gecontinueerd wordt, verzorgt het NCJ graag de ontwikkeling van een moderne, veilige en snelle opvolger voor het VRS, direct ook om de interventie Stevig Ouderschap digitaal te faciliteren. Hiermee wordt voldaan aan wet- en regelgeving.

De registratiemodule ondersteunt de huisbezoeken van de interventies Stevig Ouderschap en VoorZorg.

Aan het einde van Q2 2025 zal de Registratiemodule in gebruik worden genomen.

Het NCJ is eigenaar van de interventies Stevig Ouderschap en VoorZorg en voelt zich daarom verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van een passende digitale tool om de uitvoering van deze interventies te optimaliseren en ondersteunen.

VoorZorg-organisaties zijn licentie-technisch verplicht om te registreren m.b.v. de door het NCJ aangeboden applicatie voor deze interventie, zoals ze dat tot nu toe waren ten aanzien van het VRS. Voor Stevig Ouderschap is zo’n verplichting er niet omdat er tot op heden geen applicatie beschikbaar was. Het NCJ hoopt echter dat alle organisaties hier zo snel als mogelijk mee zullen gaan werken, bijvoorbeeld omdat:

• de RM gekoppeld wordt aan de selectievragenlijst en het prenatale aanmeldformulier,
• de RM met behulp van een BI-dashboard ook het aanleveren van alle jaarlijkse monitorcijfers geautomatiseerd mogelijk maakt,
• de RM overdracht van cliënten tussen organisaties veilig mogelijk maakt.

Het NCJ wil de uitvoering van haar interventies zo optimaal mogelijk faciliteren en stelt de RM daarom kosteloos ter beschikking binnen haar licentieovereenkomst.

De wet- en regelgeving schrijft voor dat een dossier voor één persoon geldt en dat ieder contactmoment van een behandelingsovereenkomst (WGBO) geregistreerd moet worden in het daarvoor bestemde dossier. Gegevens van een ouder schrijf je niet in een kinddossier, tenzij relevant voor de zorg voor het kind. Vanaf het moment dat de JGZ landelijk taken uitvoert gericht op (aanstaande) ouders (zoals het PHB en de maternale vaccinaties) is de JGZ gehouden om deze taken te administreren in een volwassenen dossier. Dit geldt evenzeer voor de (momenteel nog niet landelijke) taken behorend bij de interventies Stevig Ouderschap en VoorZorg. De JGZ is namelijk twee verschillende soorten dienstverlening gaan leveren: aan het kind en aan de ouder. Daar horen verschillende dossiers bij. Zolang er nog geen landelijk uniform volwassenendossier bestaat zal er in meerdere dossiers gewerkt moeten worden.

Het datamodel van de Registratiemodule sluit aan bij de BDS V JGZ zodat data-overdracht in de toekomst waar nodig mogelijk zal zijn. Landelijke ontwikkelingen op dit punt worden door het NCJ gemonitord zodat aansluiting op de actualiteit geborgd blijft.

De JGZ organisatie is eigenaar van de data in de Registratiemodule, net zoals dat het geval is met het DD JGZ.

In de eerste versie van de Registratiemodule nog niet, maar voor de toekomst wordt hier wel op voorgesorteerd.

In de eerste versie zijn nog geen koppelingen uitgewerkt. Als we dit gaan doen willen we dit graag samen met de organisaties uitdenken. Dat zal dan voor meerdere systemen moeten omdat er nog steeds verschillende DD’s zijn. Digitale gegevensuitwisseling is een belangrijk onderwerp voor de komende periode. Het probleem van dubbel registreren is niet groot: de selectievragenlijst en het aanmeldformulier gaan een deel van de informatie genereren.

De Registratiemodule applicatie wordt ontwikkeld door Acato en wordt geplaatst in het NCJ platform dat draait op Microsoft Azure. Daarmee  sluit de Registratiemodule optimaal aan bij diverse veelgebruikte software-applicaties in de JGZ.

Alle dossiers uit het VRS zullen zo goed mogelijk worden geïmporteerd in de RM zodat de VoorZorg-verpleegkundigen gewoon door kunnen werken in de nieuwe Registratiemodule.

De data wordt in de veilige omgeving van de  applicatie Registratiemodule opgeslagen. De servers waar de Registratiemodule op draait staan in Europa.

Gekoppeld aan de Registratiemodule levert het NCJ een PowerBI-Dashboard voor Stevig Ouderschap en VoorZorg dat organisaties inzicht geeft in de uit hoofde van de interventie geleverde zorg. Het gaat dan om bijvoorbeeld:

• Het aantal trajecten dat is gestart, voltooid en voortijdig beëindigd (inclusief de redenen hiertoe) alsmede het aantal verhuizingen gedurende de trajecten
• Het aantal contactmomenten per type per traject
• Het aantal verwijzingen naar aanvullende ondersteuning per type ondersteuning per traject
• Het aantal aanmeldingen dat niet gestart is met een traject (inclusief de redenen)

Deze dashboards zijn per organisatie ingericht en ook per organisatie toegankelijk. Voor benchmarking doeleinden zal deze informatie op termijn ook landelijk beschikbaar komen zonder herleidbaar te zijn naar de organisatie waaruit de data afkomstig is. Dit heeft als doel inzicht te geven in het bereik en de impact van de interventies om zo een verdere verspreiding van de interventies te bevorderen. Voor het activeren van deze dashboards geven de organisaties expliciet toestemming.

Ja, dat kan. Maandelijks cijfers aan het management kunnen ingezien/ uitgedraaid worden via het dashboard. Er worden rollen gedefinieerd met beperkte rechten zodat de inhoud van dossiers buiten bereik van de betreffende rol blijft.

We gaan het mogelijk maken dat direct vanuit het systeem de volledige dataset van de betreffende organisatie door de organisatie kan worden gedownload voor eigen gebruik; de wijze waarop dit zal worden ingericht zijn we aan het onderzoeken.

De kwantitatieve data die in de RM over de huisbezoeken wordt vastgelegd (dus niet de gespreksverslagen zelf) zullen, mits de bezochte ouders én de betrokken JGZ-organisaties hiervoor toestemming hebben gegeven, ontdaan van alle persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde data-opslag. Onderzoekers kunnen, in overleg met het NCJ en met toestemming van de organisatie(s) wiens data het betreft, toegang krijgen tot een gesloten onderzoeksomgeving waar deze data kunnen worden geanalyseerd. Onderzoeksresultaten  worden na goedkeuring van het NCJ vrijgegeven voor rapportage.

De kwantitatieve data die in de Registratiemodule over de huisbezoeken wordt vastgelegd bieden mogelijkheden om onderzoek te doen naar de ondersteuning aan gezinnen in kwetsbare omstandigheden. Relevante onderzoeksvragen zijn bijvoorbeeld: ‘wat is de relatie tussen bepaalde gezinsomstandigheden en uitkomsten van de ondersteuning’, ‘voor welke typen gezinnen werken bepaalde onderdelen van de interventie het beste’ en ‘onder welke gezinsomstandigheden zijn vastgestelde werkzame elementen het meest effectief’. De uitkomsten van dergelijk onderzoek dragen bij aan het doorontwikkelen en optimaliseren van Stevig Ouderschap en VoorZorg.

Er is een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar. Dossiers worden afgesloten (alleen-lezen modus voor de bezoekende verpleegkundige, niet te openen door anderen tenzij toegewezen door de beheerder) bewaard in de applicatie RM.

Je mag geen onderdelen van het dossier vernietigen of verwijderen volgens wet – en regelgeving. Eens genoteerd is altijd genoteerd. Dat betekent dat je altijd zorgvuldig moet kijken wat en en hoe je registreert. Wanneer er iets gecorrigeerd moet worden moet dat geregistreerd worden in de RM. Dit geldt voor alle registraties die onder de WGBO vallen. In voorkomende gevallen mag je op verzoek van de bezochte ouder wél het dossier vernietigen. Organisaties hebben hiervoor procesafspraken opgesteld met hun Functionaris Gegevensbescherming. De RM maakt het verwijderen van een dossier mogelijk.

De uitwisseling van dossiers binnen de JGZ gebeurt normaal gesproken via het Landelijk Schakelpunt met alle onderliggende afspraken over de veiligheid. Dit is noodzakelijk omdat er sprake is van verschillende applicaties van verschillende leveranciers.

De Registratiemodule is een landelijke applicatie. De data hoeft de applicatie daarom niet te verlaten om met andere organisaties uitgewisseld te kunnen worden waarmee direct duidelijk is dat de veiligheid geborgd blijft. De toegang tot de betreffende gegevens kan alleen met de juiste autorisatie op rol- en postcodegebied. We borgen ook dat de monitoringsdata inzichtelijk blijft.

De bezoekende verpleegkundige geeft in het dossier aan dat de cliënt verhuist en selecteert de nieuwe gemeente. De Registratiemodule kent op basis van de gekozen gemeente het dossier toe aan de organisatie die de betreffende gemeente in haar werkgebied heeft (mits deze dezelfde interventie aanbiedt). De beheerder in de nieuwe organisatie koppelt het dossier aan een lokale verpleegkundige. Een ‘bevroren versie’ van het dossier blijft ook in de oorspronkelijke organisatie zichtbaar voor rapportage/telling. Uiteraard vindt daarnaast in overleg met de cliënt ook een ‘warme overdracht’ plaats.

Wanneer een cliënt van Stevig Ouderschap of VoorZorg tijdens het interventietraject om voorkomende redenen (bijvoorbeeld zwangerschap, langdurige ziekte, ontslag, persoonlijke mismatch of verhuizing naar een ander deel van het werkgebied) de begeleiding met een andere verpleegkundige wenst voort te zetten kan de superuser van de betreffende organisatie het dossier van de betreffende cliënt overdragen aan een andere (SO of VZ) verpleegkundige nadat de initiële bezoekende verpleegkundige in het dossier overdracht heeft aangevraagd.

Zodra je een account hebt gekregen kun je via het NCJ platform, met een two factor authenticatie, in de Registratiemodule terecht. Daar klik je op de tegel interventies en de Registratiemodule. Dan kom je op de homepagina terecht waar je conform je autorisatie dossiers kunt openen.

De link van het NCJ platform kan je op je bureaublad vastzetten, of als extensie laten inbouwen door je softwareleverancier.

Ja, dat kan door tijdelijk interne overdracht aan te vragen.

Het toekennen van rechten en rollen wordt door de applicatiebeheerder van de JGZ organisatie gedaan en door de Functioneel beheerder van het NCJ.

Zie verder het kopje wet-en regelgeving, de website van het NCJ over juridische context, de Juridische toolkit.

Het NCJ zorgt ervoor dat de wijzigingen in wet- en regelgeving toegepast worden en dat de Registratiemodule hieraan blijft voldoen.

Het NCJ geeft organisaties die een licentie voor Stevig Ouderschap en/of VoorZorg hebben toegang tot de Registratiemodule conform een vastgestelde autorisatiematrix. Organisaties kunnen vervolgens zelf gebruikers uit hun organisatie autoriseren.

De JGZ -organisatie houdt zich niet aan de wet  als ze niet digitaal, maar op papier registreren. Een werkgever is ervoor verantwoordelijk dat hun professionals de zorg digitaal kunnen registreren, conform de Wpg, artikel 5, lid 3b.

Daarnaast is de wet aanvullende bepalingen verwerken persoonsgegevens (WABVP) relevant. Die schrijft elektronische gegevensuitwisseling voor en voor cliënten recht op inzage in het dossier op elektronische wijze. Maar ook daar ligt de verantwoordelijkheid bij de organisatie.

Ja, er is binnenkort een DPIA blauwdruk voor de Registratiemodule beschikbaar.

Er is een autorisatiematrix gemaakt voor het NCJ platform, als basis voor het beheer van het NCJ platform en daarbij één voor de Registratiemodule.

De licentieovereenkomst voldoet op dit moment, het NCJ is verwerker en de JGZ-organisatie is verwerkersverantwoordelijk.