Binnen de JGZ worden dagelijks dossiers digitaal overgedragen tussen verschillende JGZ-organisaties. Dit gaat via een dossieroverdracht bericht (DOB). Het doel bij deze overdracht is dat het digitaal dossier (DD JGZ) van de ontvangende JGZ-organisatie, de informatie van de verzendende JGZ-organisatie in zijn DD JGZ krijgt. In de praktijk gebeurt dit onvoldoende en staat alle informatie in een PDF. Het NCJ inventariseert de knelpunten bij deze overdracht en roept professionals op deze met het NCJ te delen.
Iedere JGZ-organisatie registreert informatie over jeugdigen in een digitaal dossier (DD JGZ). Landelijk is afgesproken dat dit gebeurt in registratie-elementen conform de BasisDataSet JGZ (BDS JGZ).
Uniforme, gestructureerde digitale dossiers dragen bij aan de continuïteit en kwaliteit van de JGZ. Standaardisering maakt het DD JGZ overdraagbaar. Het overdragen van het DD JGZ gaat via het dossieroverdracht bericht (DOB). De informatie die in BDS-elementen staat wordt overgedragen naar de BDS-elementen bij de ontvangende JGZ-organisatie. Informatie die staat in andere registratie-elementen komt in een PDF. Dit betekent dat de ontvangende JGZ-organisatie in zijn DD JGZ alle informatie ontvangt die in BDS-elementen geregistreerd staat. Het DD JGZ wordt als het ware met terugwerkende kracht gevuld, zodat de JGZ-professional informatie makkelijk kan terugvinden in het DD JGZ in plaats van dat informatie gezocht moet worden in een PDF. In de praktijk blijkt echter dat dit onvoldoende gebeurt en dat alle informatie in een PDF staat.
We weten dat in de huidige DOB nog niet alle BDS-elementen zijn opgenomen, dus voor een deel is dit verklaarbaar. Een voorbeeld hiervan is de informatie over de zwangerschap. Ondanks dat hier BDS-elementen voor zijn, worden deze nog overgedragen via een PDF. Echter voor de BDS-elementen die wel in de DOB zijn opgenomen zou het op deze manier moeten werken. Uiteraard lukt dit alleen als beide JGZ-organisaties de BDS-elementen gebruiken. Voorbeeld: JGZ-organisatie A registreert zindelijkheid in BDS-element 324 ‘zindelijkheid’ en vinkt aan ‘ ‘s nachts onzindelijk voor urine’. JGZ-organisatie B heeft ervoor gekozen om zindelijkheid niet conform de BDS JGZ te registreren maar in een vrij tekstveld. BDS-element 324 zit in de DOB maar kan niet gematcht worden met het DD JGZ van JGZ-organisatie B omdat die BDS-element 324 heeft ingebouwd. BDS-element 324 verdwijnt dan in de PDF.
Momenteel zijn de softwareleveranciers druk bezig met de implementatie van een nieuwe versie van de BDS JGZ in hun applicatie. Bij deze BDS-versie wordt er tevens een nieuwe DOB gebouwd. Het is belangrijk om huidige knelpunten bij de overdracht in kaart te brengen zodat hier, indien van toepassing, rekening mee gehouden kan worden bij de bouw van deze nieuwe DOB.
Waar gaat het mis? Waarom werkt de overdracht niet zoals deze bedoeld is? Van bovenstaande voorbeelden begrijpen we het antwoord, maar we weten inmiddels ook dat informatie in een PDF verdwijnt zelfs als beide JGZ-organisaties de BDS-elementen in hun DD JGZ hebben staan. We willen antwoord hebben op de vraag waar de knelpunten liggen. Daarom het verzoek om via deze link aan te geven waar je als JGZ-organisatie / JGZ-professional tegenaan loopt. Wat kom je tegen in de praktijk? Het NCJ verzamelt deze knelpunten en bespreekt deze met de BDS-redactieraad, ActiZ Jeugd, GGD GHOR Nederland, Nictiz, VZVZ en de softwareleveranciers. We gaan op zoek naar oplossingen. Op onze website zal een document komen met de knelpunten die we hebben ontvangen (niet op naam) en de reactie van de betrokken partijen.
